BTW en Brandstof, waar moet u op letten?

Tankt u met uw bedrijfsauto en betaalt u vervolgens contant? Let dan goed op bij de vooraftrek van de BTW. Er zijn strikte regels voor het in vooraftrek nemen van de BTW op contante betaling. Volgt u deze strikte regels niet? Dan loopt u het risico dat u bij een controle van de Belastingdienst het gehele bedrag terug moet betalen met terugwerkende kracht voor een lang periode. Daarnaast kan de Belastingdienst een boete opleggen.

Een bedrijf dat een van haar medwerkers erop uit stuurt om te tanken en deze contant laat betalen loopt een risico. Want als niet na te gaan is door wie de brandstof is betaald, kan dat een fiscaal gevolg krijgen.

BTW en brandstof

Bedrijf moet brandstof betalen

De Belastingdienst controleert regelmatig op de btw vooraftrek op brandstof. De BTW is niet aftrekbaar als contant is betaald na het tanken met een auto van de zaak. Ook niet wanneer de tankbon bij het bedrijf wordt gedeclareerd. De eis van de Belastingdienst is dat de brandstof traceerbaar door – of namens – het bedrijf is betaald. Bij betaling met een pinpas of brandstofpas is dat automatisch het geval, maar een bon of factuur moet de benodigde gegevens worden vermeld. Om problemen te voorkomen, is het daarom raadzaam voortaan alleen nog maar te werken met een tankpas, zakelijke pinpas of creditcard.

Maak kopie van bonnen

Een ander aandachtspunt is de beperkte houdbaarheid van de tankbonnen. De kwaliteit van het papier en de afdruk zijn beperkt en soms zijn de bonnen al na een aantal maanden onleesbaar. Daarom raden wij aan om zo snel mogelijk een kopie te maken van deze bonnen met een kopieerapparaat of maak een digitale scan.

 

Francois van Beek
François van Beek is ondernemer en eigenaar van Cention Administratiekantoor. Hij is een bekende naam in het midden- en kleinbedrijf op het gebied van financiële - en administratieve dienstverlening.

Direct na zijn studie bedrijfsadministratie begon hij zijn loopbaan als boekhouder voor lokale bedrijven in de duin- en bollenstreek gevolgd door diverse ad interim functies als financieel manager voor middelgrote bedrijven zoals De Leeuw Groep, Goes Transport en Skybernet. In 2003 werd hij gevraagd als financieel manager van het gerenommeerde Amerikaans advocatenkantoor Greenberg Traurig waar hij in 2007 tot Business Director werd benoemd.

2013 was het jaar van oprichting van zijn eigen administratiekantoor. Zijn onderneming bedient inmiddels veel ondernemers met het voeren van de boekhouding en de fiscale aangiften. Daarnaast heeft hij met Cention Administratiekantoor een succesvol diensteverlening geïntroduceerd met interim financiële – en administratieve dienstverlening op locatie van haar cliënten.

Als financieel professional en belastingconsulent onderscheidt van Beek zich door zijn expertise en maatwerk. Als kind van een ondernemers gezin weet hij als geen ander wat er leeft in ondernemend Nederland.

Waren de tips waardevol? Deel m’n blog dan op FB, Twitter, LinkedIn, Google+